ATS para reclutadores: ahorro de tiempo, costes y errores
Conoce qué es un ATS y cómo implementarlo en tu agencia de empleo para mejorar tu rendimiento y posicionarte en el mercado
Los reclutadores se enfrentan a diario a una serie de retos y dificultades a la hora de gestionar los procesos de selección de personal. Entre ellos, se encuentran la gran cantidad de candidatos que se presentan a las ofertas, la diversidad de perfiles y competencias que se requieren, la necesidad de filtrar y clasificar los currículums, la realización de entrevistas y pruebas, el seguimiento y la comunicación con los candidatos, y la toma de decisiones finales.
Todo esto implica una inversión de tiempo, recursos y dinero que muchas veces no se ve recompensada con la contratación del mejor talento. Además, se pueden cometer errores humanos que afecten a la calidad y la eficacia de los procesos, como la pérdida de información, el sesgo inconsciente, la falta de transparencia o la insatisfacción de los candidatos.
Para evitar estos problemas y optimizar los procesos de selección, los reclutadores pueden recurrir a una herramienta tecnológica que les facilite el trabajo y les aporte múltiples beneficios: el ATS o Applicant Tracking System.
Qué es un ATS
Un ATS es un software que permite automatizar y gestionar de forma integral los procesos de selección de personal. Su función principal es la de rastrear, almacenar y organizar los datos de los candidatos que se postulan a las ofertas de empleo, facilitando así su búsqueda, filtrado y evaluación.
Un ATS funciona como una base de datos inteligente que recoge la información de los currículums de los candidatos, ya sea a través de formularios online, portales de empleo, redes sociales o correo electrónico. Esta información se analiza y se clasifica según los criterios establecidos por el reclutador, como las palabras clave, las habilidades, la experiencia, la formación o la localización.
De esta forma, el reclutador puede acceder fácilmente a los perfiles que más se ajustan a las necesidades de la oferta, y descartar los que no cumplen con los requisitos mínimos. Además, puede realizar otras acciones como programar entrevistas, enviar mensajes, asignar tareas, generar informes o realizar análisis estadísticos.
Un poco de historia sobre las ATS
Los primeros sistemas de seguimiento de candidatos surgieron a finales de los años 90, con el auge de internet y el cambio en la forma de buscar y ofrecer empleo. Estos sistemas eran básicamente bases de datos que almacenaban los currículums de los candidatos que se enviaban por correo electrónico o se subían a las páginas web de las empresas.
Con el paso del tiempo, los ATS fueron evolucionando y añadiendo nuevas funcionalidades, como la integración con otros portales de empleo, la posibilidad de crear formularios personalizados, la generación de alertas o la realización de pruebas online.
Sin embargo, estos sistemas tenían algunas limitaciones, como la dificultad para leer y extraer la información de los currículums en diferentes formatos, la falta de compatibilidad con los dispositivos móviles, la escasa interacción con los candidatos o la poca adaptación a las nuevas tendencias y demandas del mercado laboral.
Por eso, en los últimos años, los ATS han experimentado una transformación digital, incorporando elementos de inteligencia artificial, machine learning, big data o gamificación, que les permiten ofrecer una experiencia más ágil, eficiente y personalizada tanto a los reclutadores como a los candidatos.
Características de un ATS
Un ATS es una herramienta muy completa y versátil que cuenta con una serie de características que lo hacen imprescindible para cualquier reclutador que quiera mejorar sus procesos de selección. Algunas de estas características son:
- Integración: se puede integrar con diferentes fuentes de reclutamiento, como portales de empleo, redes sociales, páginas web, aplicaciones móviles o sistemas de referidos, lo que permite ampliar el alcance de las ofertas y captar más candidatos.
- Automatización: permite automatizar muchas de las tareas que implican los procesos de selección, como la publicación de ofertas, la recepción y el análisis de currículums, el envío de mensajes, la programación de entrevistas o la generación de informes.
- Personalización: personaliza los procesos de selección según las necesidades y preferencias de cada reclutador, como la creación de formularios, el diseño de pruebas, el establecimiento de filtros o la configuración de alertas.
- Interacción: facilita la interacción con los candidatos de forma constante y fluida, mediante el envío de mensajes, notificaciones, feedback o encuestas.
- Evaluación: un ATS permite evaluar a los candidatos de forma objetiva y precisa, mediante el uso de algoritmos, tests, juegos o vídeos, lo que reduce el sesgo y el error humano.
- Seguimiento: realiza seguimientos de los candidatos a lo largo de todo el proceso de selección, desde que se postulan hasta que se contratan.
- Análisis: analiza los datos e indicadores que se generan en los procesos de selección, como el número de candidatos, el tiempo de respuesta, el ratio de conversión,etc.
Ventajas de un ATS
El uso de un ATS tiene múltiples ventajas para los reclutadores, entre las que se pueden destacar las siguientes:
- Ahorro de tiempo: al automatizar y simplificar muchas de las tareas que conllevan los procesos de selección, el reclutador puede ahorrar tiempo y dedicarse a otras actividades más productivas y estratégicas, como la búsqueda de nuevos talentos, la formación o el desarrollo de su marca empleadora.
- Ahorro de costes: reduce el tiempo y los recursos que se invierten en los procesos de selección, por lo que el reclutador ahorra costes y mejora su eficiencia y rentabilidad, al mismo tiempo que aumenta la calidad y la cantidad de las contrataciones.
- Ahorro de errores: minimiza la intervención humana y utiliza criterios objetivos y precisos para evaluar y seleccionar a los candidatos. Aquí el reclutador puede ahorrarse errores y evitar consecuencias negativas, como la pérdida de talento, la insatisfacción de los clientes, la mala imagen de la empresa o las posibles demandas legales.
- Mejora de la experiencia del candidato: ofrece una comunicación fluida, transparente y personalizada con los candidatos, lo cual mejora la experiencia del reclutador y su percepción de la empresa. Esto se traduce en una mayor atracción, fidelización y recomendación de los mismos.
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Desventajas de los ATS
A pesar de las numerosas ventajas que tiene un ATS, también hay que tener en cuenta algunas posibles desventajas o inconvenientes que pueden surgir al utilizarlo, como los siguientes:
- Dificultad de adaptación: al tratarse de una herramienta tecnológica, el ATS puede suponer una dificultad de adaptación para algunos reclutadores que no estén familiarizados con su uso, o que no cuenten con el apoyo o la formación adecuada para sacarle el máximo partido.
- Falta de personalización: depende de algoritmos y criterios preestablecidos, lo cual puede generar una falta de personalización en los procesos de selección, y provocar que se pierda la esencia o el valor diferencial de la empresa, o que se descarten candidatos que podrían aportar algo más allá de lo que refleja su currículum.
- Problemas técnicos: como es un software, el ATS puede presentar problemas técnicos que afecten a su funcionamiento, como fallos, errores, actualizaciones o incompatibilidades, lo cual es susceptible a causar retrasos, pérdidas de información o malentendidos en los procesos de selección.
ATS aplicados a las agencias de empleo
Los ATS no solo son útiles para las empresas que buscan contratar personal, sino también para las agencias de empleo que se dedican a intermediar entre las empresas y los candidatos. Estas agencias se enfrentan a un doble desafío: por un lado, satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes, que son las empresas que les encargan los procesos de selección; y por otro lado, ofrecer un servicio de calidad y valor añadido a los candidatos, que son su principal activo.
Para lograr estos objetivos, las agencias de empleo pueden beneficiarse de las ventajas que les ofrece un ATS, como las siguientes:
Mejorar la gestión de los clientes
Un ATS permite a las agencias de empleo gestionar de forma eficiente y profesional la relación con sus clientes, desde la captación hasta la fidelización. Con un ATS, las agencias pueden crear y gestionar las ofertas de empleo según las especificaciones de cada cliente, enviar informes periódicos sobre el estado y el resultado de los procesos, y obtener feedback y valoraciones sobre su servicio.
Mejorar la gestión de los candidatos
Además, estos sistemas permiten a las agencias de empleo gestionar de forma óptima y personalizada la relación con sus candidatos, desde el reclutamiento hasta la contratación. Con un ATS, las agencias pueden crear y gestionar una base de datos propia de candidatos, segmentarlos según sus perfiles y preferencias, comunicarse con ellos de forma constante y transparente, y ofrecerles oportunidades de empleo acordes a sus expectativas y potencial.
Mejorar la competitividad y el posicionamiento
La idea es mejorar la competitividad de la agencia y su posicionamiento en el mercado, al diferenciarse de la competencia y alinearse con las tendencias y demandas del sector. Con un ATS, las agencias pueden optimizar sus recursos y procesos, aumentar su productividad y rentabilidad, mejorar su reputación y su imagen de marca, y atraer y retener tanto a clientes como a candidatos.
ATS para agencias de empleo: cómo implementarlo
Si eres una agencia de empleo y quieres implementar un ATS para mejorar tus procesos de selección, debes tener en cuenta una serie de pasos y recomendaciones, como los siguientes:
Paso 1. Analiza tus necesidades y objetivos
Antes de elegir e implementar un ATS, debes analizar cuáles son tus necesidades y objetivos como agencia de empleo, tanto a corto como a largo plazo. Debes identificar los puntos fuertes y débiles de tus procesos actuales, las áreas de mejora y las oportunidades de crecimiento, y los requisitos y expectativas de tus clientes y candidatos.
Paso 2. Busca y compara opciones
Una vez que tengas claro qué necesitas y qué quieres conseguir, debes buscar y comparar las diferentes opciones de ATS que existen en el mercado, teniendo en cuenta aspectos como la funcionalidad, la integración, la personalización, la usabilidad, el soporte, el precio o la seguridad. Puedes consultar las opiniones y experiencias de otros usuarios, solicitar demostraciones o pruebas gratuitas, o pedir asesoramiento profesional.
Paso 3. Elige y contrata el ATS adecuado
Después de evaluar las distintas alternativas, debes elegir y contratar el ATS que mejor se adapte a tus necesidades y objetivos como agencia de empleo, y que te ofrezca las mejores garantías y condiciones. Debes asegurarte de que el ATS que elijas cumpla con los estándares de calidad, legalidad y ética, y que te proporcione un contrato claro y transparente, sin cláusulas abusivas o sorpresas.
Paso 4. Implanta y configura el ATS
Una vez que hayas contratado el ATS, debes implantarlo y configurarlo en tu agencia de empleo, siguiendo las instrucciones y recomendaciones del proveedor. Debes integrar el ATS con tus fuentes de reclutamiento, importar y organizar tus datos de clientes y candidatos, establecer tus criterios y parámetros de selección, personalizar tus formularios, mensajes y pruebas, y verificar que todo funcione correctamente.
Paso 5. Forma y capacita a tu equipo
Antes de empezar a utilizar el ATS, debes formar y capacitar a tu equipo de reclutadores, para que conozcan y dominen el funcionamiento y las ventajas del sistema, y puedan sacarle el máximo provecho. Debes proporcionarles la información, el material y el apoyo necesarios, resolver sus dudas y consultas, y evaluar su aprendizaje y desempeño.
Paso 6. Utiliza y optimiza el ATS
Finalmente, debes empezar a utilizar el ATS en tus procesos de selección, y aprovechar todas las funcionalidades y beneficios que te ofrece. Debes monitorizar y analizar los resultados y el impacto que tiene el sistema en tu agencia de empleo, y realizar los ajustes y mejoras que sean necesarios, para optimizar su rendimiento y eficacia.
Conclusión
Los ATS son una solución innovadora y eficiente que se adapta a las necesidades y objetivos de cada agencia de empleo, y que le aporta una ventaja competitiva y un valor diferencial en el mercado. Sin embargo, los ATS no son una panacea ni un sustituto de la labor humana, sino un complemento y un apoyo que requiere de una correcta elección, implantación, uso y optimización, así como de una formación y capacitación continua del equipo de reclutadores.
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