CRM para reclutadores: ¿por qué es necesario?

Conoce las principales ventajas de un CRM para reclutadores y también y los pasos para implementarlo de manera efectiva

Para la industria de la contratación es bien sabido que los reclutadores se enfrentan a diversos desafíos para atraer, gestionar y fidelizar a los candidatos adecuados para sus clientes. Entre estos desafíos se encuentran la falta de tiempo, la saturación de información, la dificultad para segmentar y personalizar las comunicaciones, y la pérdida de oportunidades por falta de seguimiento.

Estas son las razones por las cuales los reclutadores necesitan contar con herramientas que les permitan optimizar sus procesos, mejorar su productividad y ofrecer una mejor experiencia a los candidatos. Una de estas herramientas es el CRM para reclutadores, un software que facilita la gestión de las relaciones con los candidatos y los clientes, y que aporta numerosos beneficios para las agencias de empleo.

En este artículo, te explicaremos en qué consiste un CRM para reclutadores, cuáles son sus principales funciones, ventajas y desventajas, cómo implementarlo y qué recomendaciones debes tener en cuenta. Además, te presentaremos el caso de Agency Leads, una plataforma que ofrece un CRM para reclutadores integrado en sus servicios para agencias de contratación.

CRM para reclutadores: ¿en qué consiste?

Un CRM para reclutadores es un sistema de gestión de las relaciones con los candidatos y los clientes, que permite almacenar, organizar y analizar toda la información relevante sobre ellos, así como automatizar y personalizar las comunicaciones y las acciones de marketing.

Por otro lado, un CRM para reclutadores se diferencia de un CRM tradicional en el hecho de estar enfocado específicamente en las necesidades y los objetivos de las agencias de empleo, que son captar, seleccionar y colocar a los mejores candidatos para sus clientes, y mantener una relación a largo plazo con ambos.

Estos sistemas también se distinguen de un ATS (Applicant Tracking System), que es un software que se encarga de gestionar el proceso de reclutamiento, desde la publicación de las ofertas hasta la contratación de los candidatos. Un CRM para reclutadores va más allá del reclutamiento, y se ocupa de todo el ciclo de vida del candidato y del cliente, desde el primer contacto hasta la fidelización.

Principales funciones de un CRM para agentes de empleo

Un CRM para agentes de empleo ofrece una serie de funciones que facilitan y mejoran el trabajo de los reclutadores. Entre estas funciones se encuentran las siguientes:

Creación y gestión de bases de datos de candidatos y clientes

Permite crear y gestionar bases de datos de candidatos y clientes, donde se almacena toda la información relevante sobre ellos, como sus datos personales, profesionales, académicos, de contacto, sus preferencias, su historial de interacciones, su estado en el proceso de reclutamiento, etc. Esta información se puede importar desde diversas fuentes, como redes sociales, portales de empleo, correo electrónico, etc., y se puede actualizar y consultar de forma fácil y rápida.

Segmentación y personalización de las comunicaciones

El sistema segmenta a los candidatos y a los clientes según diversos criterios, como su perfil, su ubicación, su disponibilidad, su nivel de interés, etc., y envía comunicaciones personalizadas y adaptadas a sus necesidades y expectativas, como correos electrónicos, mensajes de texto, llamadas telefónicas, etc. Estas comunicaciones se pueden automatizar y programar, para ahorrar tiempo y recursos, y para mantener un contacto constante y fluido con los candidatos y los clientes.

Análisis y seguimiento de los resultados

Analiza y sigue los resultados de las acciones de marketing y de reclutamiento, mediante indicadores como el número de candidatos y clientes captados, el número de candidatos y clientes colocados, el tiempo medio de contratación, el índice de satisfacción, el retorno de la inversión, etc. Estos datos se pueden visualizar en forma de gráficos, tablas, informes, etc., y se pueden utilizar para medir el rendimiento, identificar las áreas de mejora, y tomar decisiones estratégicas.

Ventajas de un CRM para reclutadores

Un CRM para reclutadores aporta una serie de ventajas que benefician tanto a los reclutadores como a los candidatos y a los clientes. Entre estas ventajas se encuentran las siguientes:

• Mejora la eficiencia y la productividad de los reclutadores. Optimiza los procesos, reduce el tiempo y el esfuerzo dedicados a tareas administrativas y repetitivas, y está centrado en las actividades de mayor valor añadido, como la búsqueda de candidatos, la evaluación de perfiles, la negociación con los clientes, etc.
• Mejora la calidad y la cantidad de los candidatos y los clientes. Permite acceder a una mayor y mejor base de datos de candidatos y clientes, y segmentarlos y comunicarse con ellos de forma más efectiva, lo que aumenta las posibilidades de encontrar y atraer a los candidatos y los clientes más adecuados para cada oferta y cada proyecto.
• Mejora la experiencia y la satisfacción de los candidatos y los clientes. Ofrece una atención más personalizada y cercana a los candidatos y a los clientes, y los mantiene informados y motivados durante todo el proceso, lo que mejora su percepción y su confianza en la agencia de empleo, para aumentar su fidelidad y su recomendación.
• Mejora la competitividad y la rentabilidad de la agencia de empleo. Un CRM para reclutadores permite mejorar los resultados de las acciones de marketing y de reclutamiento, y obtener una mayor visión y control sobre el negocio, lo que mejora la capacidad de adaptación, innovación y diferenciación de la agencia de empleo, y aumenta su rentabilidad y su crecimiento.

Desventajas de un CRM para reclutadores

A pesar de las numerosas ventajas que ofrece un CRM para reclutadores, también hay que tener en cuenta algunas posibles desventajas o inconvenientes que pueden surgir al utilizarlo. Entre estos se encuentran los siguientes:

• Requiere una inversión inicial y un mantenimiento. Implica un coste inicial de adquisición, instalación y configuración, así como un coste de mantenimiento, actualización y soporte técnico. Estos costes pueden variar según el tipo de CRM, el número de usuarios, las funcionalidades, etc., y pueden suponer una carga económica para la agencia de empleo.
• Requiere una capacitación y una adaptación. Hay que formar a los reclutadores, que deben aprender a utilizarlo correctamente y a integrarlo en su rutina de trabajo. Este proceso puede implicar una curva de aprendizaje, una resistencia al cambio, y una pérdida de tiempo y de eficacia en el corto plazo.
• Requiere una gestión y una actualización constante. También necesita una gestión y una actualización constante de la información, para garantizar su calidad, veracidad y relevancia. Esto implica una dedicación y una responsabilidad por parte de los reclutadores, que deben introducir, modificar y eliminar los datos de forma regular y rigurosa, y evitar posibles errores, duplicidades o inconsistencias.

Cómo implementar un CRM para reclutadores

La implementación de un CRM para reclutadores es un proceso que requiere una planificación, una ejecución y una evaluación cuidadosas, para asegurar su éxito y su rentabilidad. Para ello, se pueden seguir los siguientes pasos:

Definir los objetivos y las necesidades

El primer paso es definir los objetivos y las necesidades que se quieren cubrir con el CRM para reclutadores, tanto a nivel estratégico como operativo. Estos objetivos y necesidades deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales, y deben estar alineados con la misión, la visión y los valores de la agencia de empleo.

Seleccionar el CRM adecuado

El segundo paso es seleccionar el CRM adecuado para la agencia de empleo, teniendo en cuenta los objetivos y las necesidades definidas, así como el presupuesto, el tamaño, el sector, la cultura y las preferencias de la agencia de empleo. Existen diferentes tipos de CRM para reclutadores, como los CRM en la nube, locales, personalizados, integrados, etc., cada uno con sus ventajas y desventajas, y sus requisitos técnicos y funcionales.

Instalar y configurar el CRM

El tercer paso es instalar y configurar el CRM, siguiendo las instrucciones y las recomendaciones del proveedor, y adaptándolo a las características y a las especificaciones de la agencia de empleo. Este paso implica la importación y la organización de los datos de los candidatos y los clientes, la definición de los permisos y los roles de los usuarios, la personalización de las plantillas y los mensajes, la integración con otras herramientas y plataformas, etc.

Capacitar y motivar a los reclutadores

El cuarto paso es capacitar y motivar a los reclutadores, para que aprendan a utilizar el CRM de forma correcta y eficiente, y para que lo adopten como una herramienta de trabajo indispensable. Este paso implica la realización de cursos, talleres, tutoriales, demostraciones, etc., así como la creación de incentivos, reconocimientos, recompensas, etc., que estimulen el uso y la participación de los reclutadores.

Evaluar y mejorar el CRM

El quinto y último paso es evaluar y mejorar el CRM, para comprobar si se están cumpliendo los objetivos y las expectativas, y para detectar y corregir los posibles problemas, errores o deficiencias. Este paso implica la recopilación y el análisis de los datos, el seguimiento y el control de los indicadores, la realización de encuestas, entrevistas, feedback, etc., y la implementación de acciones de mejora continua.

Qué recomendaciones debes tomar en cuenta

Para que el CRM para reclutadores sea una herramienta efectiva y rentable, es importante tener en cuenta una serie de recomendaciones, que te ayudarán a optimizar su uso y a obtener el máximo provecho de sus funcionalidades. Entre estas recomendaciones se encuentran las siguientes:

Define una estrategia de marketing y de reclutamiento

Antes de utilizar el CRM, es conveniente que definas una estrategia de marketing y de reclutamiento, que te permita establecer tus objetivos, tu público objetivo, tu propuesta de valor, tus canales de comunicación, tus acciones, tu presupuesto, tu calendario, etc. De esta forma, podrás utilizar el CRM de forma coherente y alineada con tu estrategia, y podrás medir y evaluar tus resultados.

Mantén la información actualizada y de calidad

Es fundamental que mantengas la información actualizada y de calidad, evitando los datos obsoletos, incompletos, falsos o irrelevantes. Para ello, debes introducir, modificar y eliminar los datos de forma regular y rigurosa, y verificar su veracidad y su pertinencia. Así, podrás acceder a una información fiable y útil, que te permita tomar mejores decisiones.

Segmenta y personaliza las comunicaciones

Aquí también es esencial que segmentes y personalices las comunicaciones, adaptándolas al perfil, a las necesidades y a las expectativas de cada candidato y de cada cliente. Para ello, debes utilizar los criterios y los filtros que te ofrece el CRM, y crear mensajes que sean claros, concisos, cordiales y convincentes. Así, podrás captar la atención, el interés y la confianza de los candidatos y de los clientes, y aumentar las posibilidades de éxito.

Analiza y optimiza los resultados

Para que el CRM para reclutadores sea rentable, es imprescindible que analices y optimices los resultados, comprobando si se están cumpliendo los objetivos y las expectativas, y detectando las áreas de mejora y las oportunidades de crecimiento. Para ello, debes utilizar los datos y los indicadores que te proporciona el CRM, y crear informes, gráficos, tablas, etc., que te permitan visualizar y comprender los resultados. Así, podrás mejorar tu rendimiento, tu competitividad y tu rentabilidad.

El caso de Agency Leads para agencias de contratación

Agency Leads es una plataforma que ofrece servicios para agencias de contratación, que les ayuda a generar más oportunidades de negocio, a optimizar sus procesos de reclutamiento, y a aumentar su facturación y su rentabilidad.

Entre los servicios que ofrece Agency Leads se encuentra el CRM para reclutadores, un software que permite gestionar las relaciones con los candidatos y los clientes, y que ofrece las siguientes ventajas:

• Alojado en la nube, que se puede acceder desde cualquier dispositivo y lugar, y que se actualiza y se sincroniza automáticamente.
• Personalizado, que se adapta a las características y a las necesidades de cada agencia de empleo, y que se puede configurar y modificar según las preferencias y los objetivos de cada usuario.
• Integrado, que se conecta con otras herramientas y plataformas, y que permite importar y exportar los datos de forma fácil y rápida.
• Completo, que ofrece todas las funcionalidades necesarias para gestionar las relaciones con los candidatos y los clientes, como la creación y la gestión de bases de datos, la segmentación y la personalización de las comunicaciones, el análisis y el seguimiento de los resultados, etc.

Agency Leads es una plataforma que, además del servicio de generación de leads verificados para agencias de empleo, incorpora un CRM para reclutadores dentro de sus servicios, y que ha demostrado su eficacia y su rentabilidad, al ayudar a las agencias de empleo a mejorar su productividad, su calidad, su experiencia, su competitividad y su crecimiento.

Conclusión

Un CRM para reclutadores es una herramienta que facilita la gestión de las relaciones con los candidatos y los clientes, y que aporta numerosos beneficios para las agencias de empleo, como la mejora de la eficiencia, la productividad, la calidad, la cantidad, la experiencia, la satisfacción, la competitividad y la rentabilidad. Hablamos de una herramienta necesaria para las agencias de empleo, que les permite gestionar las relaciones con los candidatos y los clientes de forma más efectiva y rentable, y que les ayuda a alcanzar sus objetivos y a crecer en el mercado.