HRIS: ¿En qué te benefician los sistemas de recursos humanos?

Conoce en qué consisten los sistemas de recursos humanos o HRIS, sus beneficios, funciones, formas de implementarlos y recomendaciones para aplicar esta estrategia con éxito

Los recursos humanos son una parte fundamental de cualquier organización, ya que se encargan de gestionar el capital humano, es decir, las personas que trabajan en ella. Sin embargo, esta gestión puede ser compleja y tediosa, sobre todo si se hace de forma manual o con herramientas obsoletas. Por eso, cada vez más empresas optan por utilizar los sistemas de recursos humanos o HRIS (Human Resource Information System), que son soluciones tecnológicas que facilitan y optimizan las tareas relacionadas con los recursos humanos.

En este artículo, te explicaremos qué son los sistemas HRIS, qué funciones tienen, qué beneficios aportan y cómo puedes implementarlos en tu organización. Además, te daremos algunas recomendaciones finales para que puedas sacar el máximo provecho de estas herramientas.

¿Qué son los sistemas HRIS?

Los sistemas HRIS son plataformas informáticas que integran y almacenan toda la información relativa a los recursos humanos de una organización. Estos sistemas permiten automatizar, simplificar y mejorar los procesos de gestión del personal, tales como la contratación, la nómina, la formación, la evaluación, el desarrollo, la compensación, el clima laboral, la comunicación interna, el cumplimiento legal, etc.

Por otro lado, los sistemas HRIS se pueden clasificar en diferentes tipos según el nivel de funcionalidad que ofrecen, desde los más básicos, que se centran en la administración de los datos del personal, hasta los más avanzados, que incorporan funciones de inteligencia artificial, análisis de datos, gestión del talento, etc.

Funciones de los sistemas HRIS

Los sistemas HRIS tienen múltiples funciones que facilitan y mejoran la gestión de los recursos humanos. Algunas de las más comunes son las siguientes:

Reclutamiento y selección

Los sistemas HRIS permiten publicar ofertas de empleo, filtrar y clasificar los currículums, realizar pruebas y entrevistas online, gestionar las candidaturas, comunicarse con los aspirantes, etc. De esta forma, se agiliza y se hace más eficiente el proceso de reclutamiento y selección, reduciendo los costes y el tiempo de contratación, y aumentando la calidad y la diversidad de los candidatos.

Nómina y beneficios

Facilitan el cálculo y el pago de las nóminas, los impuestos, las cotizaciones, las deducciones, las bonificaciones, las comisiones, etc. Asimismo, permiten gestionar los beneficios que se ofrecen a los empleados, tales como los planes de salud, los seguros, las pensiones, los vales de comida, los descuentos, etc. De esta forma, se evitan errores, retrasos y sanciones, y se mejora la satisfacción y la fidelización de los empleados.

Formación y desarrollo

Permiten diseñar, impartir y evaluar planes de formación y desarrollo para los empleados, tanto presenciales como online. Estos planes pueden estar orientados a mejorar las competencias, los conocimientos, las habilidades, las actitudes, etc. de los empleados, así como a prepararlos para asumir nuevos roles o responsabilidades. De esta forma, se incrementa el rendimiento, la motivación, la innovación y la adaptación de los empleados, y se reduce la rotación y el absentismo.

Evaluación y desempeño

Establecen, miden y retroalimentan los objetivos, metas, indicadores, competencias, etc. de los empleados, tanto individuales como grupales. Estos sistemas también permiten realizar encuestas de satisfacción, feedback 360, reconocimientos, etc. De esta forma, se mejora la productividad, la calidad, la eficacia y la eficiencia de los empleados, y se fomenta el desarrollo profesional y personal de los mismos.

Compensación y retribución

Los sistemas HRIS permiten diseñar, implementar y gestionar los sistemas de compensación y retribución de los empleados, tanto fijos como variables. Incluyen salarios, incentivos, premios, gratificaciones, participación en beneficios, acciones, opciones, etc. De esta forma, se reconoce y se recompensa el esfuerzo, el mérito, el compromiso, la contribución, etc. de los empleados, y se mejora su motivación, su implicación, su lealtad y su retención.

Clima y cultura organizacional

Analizan y mejoran el clima y la cultura organizacional, es decir, el conjunto de valores, creencias, normas, hábitos, costumbres, etc. que caracterizan a una organización y que influyen en el comportamiento y el bienestar de los empleados. Además, realizan diagnósticos, encuestas, auditorías, etc. para identificar las fortalezas y las debilidades de la organización, y proponer e implementar acciones de mejora, tales como actividades de integración, eventos, celebraciones, etc. De este modo, se crea un ambiente de trabajo positivo, saludable, seguro, agradable, etc. que favorece la colaboración, la confianza, el respeto, la diversidad, la inclusión, etc. entre los empleados y la organización.

Comunicación interna

Entre sus objetivos tambiéb está el facilitar y mejorar la comunicación interna entre los empleados y la organización, tanto vertical como horizontal. Pueden crear y difundir mensajes, noticias, boletines, informes, etc. que informen, orienten, sensibilicen, movilicen, etc. a los empleados sobre los objetivos, las estrategias, los planes, los resultados, etc. de la organización. Asimismo, permiten crear y gestionar canales, redes, foros, chats, etc. que fomenten la interacción, el intercambio, la participación, la consulta, la sugerencia, etc. entre los empleados y la organización. Con esto, se mejora el flujo, la calidad, la transparencia, la coherencia, la oportunidad, etc. de la información, y se refuerza el compromiso, la identificación, la pertenencia, la cohesión, etc. de los empleados con la organización.

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Beneficios de los sistemas HRIS

Los sistemas HRIS aportan numerosos beneficios tanto para los empleados como para la organización. Algunos de los más destacados son los siguientes:

• Ahorro de tiempo y dinero: automatizan y simplifican las tareas de gestión de los recursos humanos, lo que reduce el tiempo y el dinero que se invierte en ellas, y libera recursos para dedicarlos a otras actividades más estratégicas o de mayor valor añadido.
• Mejora de la calidad y la precisión: mejoran la calidad y la precisión de la información y los procesos de gestión de los recursos humanos, lo que evita errores, inconsistencias, duplicidades, omisiones, etc. que puedan afectar negativamente al desempeño, la satisfacción, la confianza, etc. de los empleados y la organización.
• Mejora de la seguridad y la privacidad: permiten mejorar la seguridad y la privacidad de la información y los procesos de gestión de los recursos humanos, lo que protege los datos, los documentos, las transacciones, etc. de posibles amenazas, riesgos, pérdidas, robos, fugas, etc. que puedan comprometer la integridad, la legalidad, la reputación, etc. de los empleados y la organización.
• Mejora de la accesibilidad y la disponibilidad: optimizan la accesibilidad y la disponibilidad de la información y los procesos de gestión de los recursos humanos, lo que facilita el acceso, la consulta, la modificación, la actualización, etc. de los datos, los documentos, las transacciones, etc. desde cualquier lugar, momento y dispositivo, siempre que se cuente con una conexión a internet y con los permisos adecuados.

Cómo implementar los sistemas HRIS

La implementación de los sistemas HRIS requiere de una planificación, una ejecución y un seguimiento adecuados, para garantizar el éxito y la eficacia de la herramienta. Algunos de los pasos que se deben seguir son los siguientes:

Paso 1: Análisis de las necesidades

El primer paso consiste en analizar las necesidades y los objetivos de la organización y de los recursos humanos, para determinar qué tipo y nivel de sistema HRIS se requiere, qué funciones debe tener, qué requisitos debe cumplir, etc.

Paso 2: Selección del proveedor

Seleccionar el proveedor o la empresa que ofrecerá el sistema HRIS, teniendo en cuenta aspectos como la calidad, la experiencia, la reputación, el precio, el soporte, la garantía, etc. Se recomienda comparar varias opciones y solicitar demostraciones, referencias, testimonios, etc.

Paso 3: Configuración y personalización

Configurar y personalizar el sistema HRIS, adaptándolo a las características, las preferencias, las necesidades, etc. de la organización y de los recursos humanos. Esto implica definir los parámetros, las opciones, los permisos, los roles, los accesos, los formatos, los diseños, etc. del sistema.

Paso 4: Migración y carga de datos

El cuarto paso consiste en migrar y cargar los datos de los recursos humanos al sistema HRIS, desde las fuentes originales, tales como archivos, documentos, bases de datos, etc. Esto implica verificar, depurar, validar, actualizar, etc. los datos, para asegurar su integridad, su consistencia, su fiabilidad, etc.

Paso 5: Capacitación y sensibilización

Capacitar y sensibilizar a los usuarios del sistema HRIS, tanto a los empleados como a los responsables de los recursos humanos, para que conozcan, comprendan y utilicen correctamente el sistema. Esto implica impartir cursos, talleres, tutoriales, manuales, etc. que expliquen el funcionamiento, las ventajas, las limitaciones, las recomendaciones, etc. del sistema.

Paso 6: Evaluación y mejora continua

Evaluar y mejorar continuamente el sistema HRIS, para verificar su funcionamiento, su eficiencia, su eficacia, su satisfacción, etc. Esto implica realizar auditorías, controles, seguimientos, mediciones, indicadores, etc. que permitan detectar y corregir posibles fallos, errores, problemas, etc. del sistema, así como proponer e implementar mejoras, actualizaciones, innovaciones, etc.

Recomendaciones finales para aplicar sistemas HRIS exitosos

Para aprovechar al máximo los beneficios de los sistemas HRIS, se recomienda seguir algunas pautas, tales como:

Elegir el sistema HRIS adecuado

No todos los sistemas HRIS son iguales, ni se adaptan a todas las organizaciones y a todos los recursos humanos. Por eso, es importante elegir el sistema HRIS que mejor se ajuste a las características, las necesidades, los objetivos, etc. de cada caso, y que ofrezca las funciones, las prestaciones, la calidad, el precio, etc. que se buscan.

Integrar el sistema HRIS con otros sistemas

Los sistemas HRIS pueden potenciar su utilidad y su valor si se integran con otros sistemas de la organización, tales como los sistemas de gestión, los sistemas contables, los sistemas de comunicación, etc. De esta forma, se facilita el intercambio, la sincronización, la actualización, etc. de la información y los procesos entre los diferentes sistemas, y se mejora la coordinación, la coherencia, la eficiencia, etc. de la organización.

Mantener el sistema HRIS actualizado

Los sistemas HRIS deben mantenerse actualizados, tanto en lo que respecta a los datos como a la tecnología. Por un lado, se debe asegurar que los datos de los recursos humanos sean veraces, completos, precisos, etc. y que se actualicen periódicamente, para evitar que se vuelvan obsoletos, irrelevantes, inexactos, etc. Por otro lado, se debe asegurar que la tecnología del sistema HRIS sea moderna, segura, rápida, etc. y que se actualice frecuentemente, para evitar que se vuelva anticuada, vulnerable, lenta, etc.

Involucrar a los usuarios del sistema HRIS

Los sistemas HRIS deben contar con el apoyo, la participación, la colaboración, etc. de los usuarios del sistema, tanto de los empleados como de los responsables de los recursos humanos, para que el sistema sea aceptado, utilizado y valorado. Para ello, se debe informar, comunicar, consultar, escuchar, etc. a los usuarios, para que conozcan, comprendan y compartan los beneficios, los objetivos, las expectativas, etc. del sistema, y para que aporten sus opiniones, sugerencias, críticas, etc. al mismo.

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Conclusión

Los sistemas HRIS son herramientas tecnológicas que facilitan y optimizan la gestión de los recursos humanos, ofreciendo múltiples funciones y beneficios para los empleados y la organización. Sin embargo, para que estos sistemas sean efectivos y eficientes, se requiere de una implementación adecuada, que siga los pasos y las recomendaciones que hemos expuesto en este artículo. De esta forma, se podrá aprovechar al máximo el potencial de los sistemas HRIS, y se podrá mejorar el desempeño, la satisfacción, el compromiso, etc. de los recursos humanos y de la organización.